Regler vid test av bemanningssystemet Besched (vid Tomteboda Kund 2003)

1) Bakgrund

Under tiden 20030301 – 20030831 kommer bemanningssystemet Besched att testas av all personal vid Tomteboda Kund ( testet kan eventuellt förlängas t.o.m. 20031031 p.g.a. försenad igångsättning ). Testet administreras av HR ( Postens Personal-avdelning ), och sker samtidigt vid fyra enheter inom Brevnätet:
·        Tomteboda Kund
·        Tomteboda KSM
·        Årsta DIL
·        Sundsvalls Postterminal Produktion
·        GRMC Norrköping

Besched är ett väl beprövat system, som säljs av Systeam, och används sedan ett tiotal år, på flera stora arbetsplatser. Posten HR vill testa systemet just nu, eftersom man under 2003 kommer att införa affärssystemet SAP, som kommer att ersätta de flesta fristående program som används inom Postens administration idag. Det nuvarande lönerapporteringssystemet PULS fungerar inte tillsammans med SAP, och kommer därför att tas bort i vilket fall som helst. I SAP finns inte någon avancerat program för bemanningsplanering, därför är Posten intresserad av att testa Besched, som fungerar ihop med SAP. Med hänvisning till de stadigt minskande volymerna vid Tomteboda, anser terminalchefen också att Tomteboda måste genomföra avsevärda schemaförändringar för personalen under 2003. Traditionella schemaförhandlingar med facket kräver mycket tid och resurser, och skapar ofta missnöje bland berörd personal. Därför är terminalchefen intresserad av, att testa om det går bättre att genomföra på frivillig väg, genom bemanningsplanering med individschema. Det är möjligt, att Besched kan införas i hela Tomteboda Brevterminal hösten 2003.

2) Test av Besched vid Tomteboda Kund

Teststart:  2003-03-01 ( testansvariga ), 2003-04-01 (all personal )
Utbildning: Start ca 2003-02-12 i Datastugan Plan 3½ ( ansvarig Janis )

Schemaläggning:
       

3) Ansvariga

Testansvariga                 Tba KSM: Lars-Erik Lövlie

                                        Tba Kund: Bo Hellberg

Arbetsgrupper:
Beschedgrupp Tomteboda/Årsta
Besched Arbetsgrupp Tomteboda Kund
Besched Referensgrupp Tomteboda Kund
Besched projekt för genomförande på TBA

4) Syfte

·        Att uppnå en bemanning bättre anpassad till verksamhetens behov

·        Att ge ökad möjlighet för individen att påverka arbetstidens förläggning

·        Att öka personalens delaktighet i verksamheten och öka individens inflytande

·        Att fördela de vinster som görs i form av bättre anpassad bemanning och effektivare administration, mellan arbetsgivaren i form av ekonomiska besparingar och personalen i form av möjlighet till arbetstidsförkortning

5) Schematyper

Under testet kommer all tillsvidareanställd personal att läggas in på individschema.

1.      Den som är nöjd med sitt nuvarande grundschema, kan lägga in detta i Besched som sitt individschema.

2.       Den som idag har något slags specialschema, kan lägga in detta som sitt individschema i Besched.

3.      Den som vill välja bland de standardvakter som lagts in i Besched, väljer bland dessa för att få möjlighet att få arbetstidsförkortning genom extrapoäng, och/eller lägger ut individuell tid utan möjlighet till arbetstidsförkortning.

OBS! All personal måste lära sig att lägga in det schema de valt i Besched, enligt beslut av testansvariga – alla får utbildning efter individuellt behov.

OBS! Då behov uppstår vid schemats fastställande, att någon måste byta vakt, för att bemanningen ska vara acceptabel, är all personal likställd, precis som idag.

6) Bemanningsmål

Bemanningsbehovet för varje schemaperiod fastställs så gott det går i förväg, såväl när det gäller antal som när det gäller kompetens. Ansvaret för detta ligger på arbetsgivaren.

Med bemanningsbehovet som grund, poängsätts de olika vakter, som personalen som väljer individschema kan välja, efter bedömning av vilken poäng som krävs för att locka personal till mindre attraktiva vakter.

Bemanningsbehovet utgår från verksamhetens behov, och kan vid behov förändras för varje schemaperiod.

7) Poängsystem för Individschema

Varje schemaperiod är en kalendermånad.

Under testperioden läggs all personal in med 38 timmars arbetsvecka. Arbetstidsförkortning kan uppnås genom poängvärderingen i Besched.

Varje vakt poängsätts utifrån dess bedömda värde för produktionen.

Varje arbetstimme får ett poängvärde, värdet är minst en poäng, ( för personal med 38-timmarsschema ).

För att uppnå full arbetstid, måste varje heltidsarbetande få ihop i genomsnitt 38 poäng per arbetsvecka under schemaperioden

Vid schemaperiodens slut får man ha högst 10 poäng undertid och 15 poäng ”övertid”. Undertid och ”övertid” får inte ackumuleras för varje period, utan får aldrig vara större än –10 eller +15 poäng.

Arbetsgivaren har möjlighet att lägga ut arbetsplatsträffar och två affärsdagar per år i schemaläggningen.

Under varje schemaperiod får personalen prioritera två vakter, vilket innebär att de i så fall kommer sist ifråga, om detta arbetspass behöver lottas.

Tvåskiftspersonal måste lägga ut minst 50 %av antalet eftermiddagar, liksom minst 50% av antalet fredagar som eftermiddag.

Eftermiddagsvakt måndag till torsdag utöver 50% poängsätts med en extrapoäng per vakt. Eftermiddagsvakt fredag utöver 50% poängsätts med två extrapoäng per vakt.

Deltidspersonalen kan erhålla poäng till arbetstidsförkortning genom arbete på kvällar före helgdagar och på klämdagar, samt vid av arbetsgivaren begärt byte av vakt. Deltidspersonalen får lägga ut högst en extra fridag per schemaperiod. Deltidspersonalen har obligatorisk närvaro varannan fredag 16.30 – 17 för arbetsplatsträff.

Deltidssjukskrivna deltar ej i Bescheds poängsystem.

Inga vakter får vara kortare än fyra timmar ( heltid ) respektive tre timmar ( deltid ) eller längre än tio timmar ( heltid ), respektive fem timmar ( deltid ).

Om man lägger ut individuell tid ger denna inga extrapoäng under testperioden. Individuell tid kan läggas i anslutning till färdig vakt, men den sammanlagda längden av ett sådant arbetspass får inte överstiga tio timmar.

Under en schemaperiod får högst två extra fridagar tas ut ( varav högst en prioriterad ), ( om någon går på delad vakt hela veckor, får den ta ut högst en extra fridag per vecka ).

Man måste lägga sina vakter, så att man deltar i en arbetsplatsträff per vecka, dock med valfritt lag. Likaså måste man delta i sin förbättringsgrupp ( varannan vecka, en dag, 13 – 14 ).

Deltagande i affärsdag är obligatoriskt. Deltagande ger 13 poäng.

Poängsättning av vakter ska anslås och informeras på arbetsplatsträffar, och finnas inlagt i Besched.

8) Schemagrupp och Schemaläggning

En schemagrupp bildas för varje schemaperiod. Den består av fyra medlemmar. Fasta medlemmar är två lagledare. De två övriga medlemmarna representerar personalen, och en personalrepresentant byts ut för varje schemaperiod, dvs. varje personalrepresentant är med i två månader, utom under den första och sista schemaperioden, då en av personalrepresentanterna avgår efter en månad. En personalrepresentant utses vid vardera lagets arbetsplatsträff. Innan schemat för varje schemaperiod fastställs, ska det samverkas med de lokala fackliga organisationerna. Vid oenighet i schemagruppen hänskjuts frågan till den lokala samverkansgruppen.

De som idag har specialtider av sociala eller andra skäl, måste även i fortsättningen lägga ut kvällsvakter i den omfattning som de avtalat med produktionschefen.

Delade vakter är helt frivilliga, kan aldrig bli tvingande, och ingen kan således tvingas att täcka upp en delad vakt genom lottning.

När all personal lagt in sina schemarader, ansvarar schemagruppen för att en översikt över alla schemarader skrivs ut, och redovisas för personalen på arbetsplatsträffar och anslagstavlor.

Schemagruppen undersöker då om det går att åtgärda bemanningsöverskott och bemanningsunderskott på frivillig väg, genom samråd med personalen och jämkning.

Om det kvarstår ett betydande över- eller underskott vid vissa tidpunkter, avgörs vem som måste byta vakt genom lottning mellan all personal med kompetens för arbetsuppgiften. Lottning utförs av schemagruppen. En turordningslista med all deltagande personal lottas fram för hela testperioden. Den som blir lottad till ett arbetspass hamnar sist på turordningslistan. Om man lottats till ett arbetspass, som man av sociala skäl eller kompetensbrist har svårt att fullgöra, och man vid förfrågan inte kan lösa med internbyte, får man vända sig till arbetsledningen för att ansöka om ledighet. Då står man kvar överst på listan till nästa lottning. Undantag för sociala skäl kan medges av lagledarna eller produktionschefen. Deltidspersonalen deltar endast i lottning för arbetspass som avser arbetstid då de normalt arbetar.

Efter schemats fastställande stämplas det med en särskild stämpel, och signeras av schemagruppens medlemmar.

Följande befattningar deltar ej i poängsystemet och lottningen: Produktionschefen, internpostmästarna och deltidssjukskrien personal.

9) Vaktbyten efter schemaperiodens fastställande

Vid interna vaktbyten mellan arbetstagare ändras inte poängen; dvs. man får poäng för det arbetspass som man skulle ha arbetat om man inte hade bytt.

Vi vaktbyte på arbetsgivarens begäran utgår, liksom förut, tidsförskjutningstillägg enligt avtal, om begäran kommer senare än 72 timmar före arbetspassets början, och avser en förskjutning på minst två timmar. Dessutom delas en extrapoäng ut av arbetsledningen. Om begäran kommer tidigare än 72 timmar före arbetspassets början, delas endast extrapoäng ut av arbetsledningen.

Vid vaktbyte får man alltid OB-tillägg för det arbetspass som man arbetar.  

10) Kompledighet, semester och tjänstledighet

Alla slags ledigheter ansöks, som tidigare, hos lagledare/produktionschef.

Sommarsemestern söks såsom tidigare på särskild semesteransökan. Önskemål om ledigheter kortare perioder än en vecka, kan läggas in i Besched, och beviljas eller avslås i Besched av lagledaren.

11) Sjukledighet och tillfällig föräldrapenning

Vid kortare sjukperioder behåller man de poäng man skulle ha fått i schemat, vid perioder som är längre än en vecka går man in på grundschema ( 8 poäng per dag ).

Beräkning av arbetstid

Normalarbetstiden är 7,6 poäng i genomsnitt per arbetsdag, för terminalarbetare med 38 timmars arbetsvecka.

Arbetstiden under schemaperioden beräknas, genom att, för terminalarbetare med 100% åtagande, multiplicera 7,6 poäng med antalet arbetsdagar i schemaperioden. För en deltidstjänst räknas arbetstiden ut, genom att man multiplicerar med tjänstgöringsgraden

När arbetspassen är inlagda summeras samtliga vakters totalpoäng för varje person. Summan för schemaperioden får ligga mellan +15 och –10 poäng från det poängtal, som är tjänstgöringstidens arbetstid under schemaperioden

Utvärdering

Utvärdering sker fortlöpande under schemaperioden, vid behov korrigeras det tillhörande regelverket.

Den lokala samverkansgruppen ansvarar för utvärdering och återkoppling till testansvariga.